W związku z obowiązkiem ustalenia kapitału początkowego dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. i ubezpieczone przed 1 stycznia 1999 r.  i złożenia stosownych wniosków w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Archiwum Państwowe w Białymstoku chce wspomóc osoby zainteresowane skompletowaniem wszystkich świadectw pracy oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ze zlikwidowanych zakładów pracy.

W związku z reformą ubezpieczeń społecznych oraz zaistniałą koniecznością naliczenia kapitału początkowego, wiele osób poszukuje dokumentacji potwierdzającej okres ich zatrudnienia. Akta osobowo - płacowe, będące podstawą do wystawienia świadectwa pracy, jak i wszelkie potwierdzenia wynagrodzenia należą do tak zwanej dokumentacji niearchiwalnej - kategoria B. W związku z tym posiadają z góry ustalony okres przechowywania, po którym są niszczone. Dla akt osobowych i płacowych okres przechowywania obecnie wynosi pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy. W przypadku, gdy zakład byłego pracodawcy nadal funkcjonuje nie powinno być kłopotów z uzyskaniem rzeczonych zaświadczeń, gdyż pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć i przechowywać omawianą dokumentację. Trudności, jakie możemy napotkać wiążą się z dokumentacją starszą, gdyż pięćdziesięcioletni okres przechowywania wprowadziły ustawy dopiero w 1991 r. Wcześniej okres przechowywania akt płacowych wynosił zaledwie 12 lat, co znaczy, że akta sprzed 1978 roku zgodnie z literą prawa mogły zostać zniszczone! Sytuacja komplikuje się w momencie upadłości, bądź likwidacji dawnego miejsca pracy. Choć nie zawsze. Poniżej przedstawiliśmy kilka wskazówek ułatwiających poszukiwania.

Od czego zacząć poszukiwania?

1.      Przede wszystkim poszukujący powinien znać dokładną nazwę zakładu pracy oraz jego adres;

2.      Następnie należy sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje (np. w książce telefonicznej, biurze numerów, czy Internecie);

3.      Jeżeli mamy pewność, że poszukiwana instytucja już nie istnieje, możliwe jest kilka rozwiązań: jej dokumentację mógł przejąć następca prawny, organ nadrzędny lub założycielski, Archiwum Państwowe lub prywatna firma przechowująca dokumentację. W przypadku, gdy zlikwidowana firma zatrudniała poniżej 20 osób, wszystkie niezbędne informacje oraz dokumenty posiada ZUS (możemy skorzystać z bazy danych umieszczonej na internetowej stronie ZUS-u; www.zus.pl);

4.      W przypadku, gdy zakład pracy został zlikwidowany, a był jednostką państwową należy zwrócić się do sukcesora, który kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację swojego poprzednika. Kontynuatorem może być przedsiębiorstwo państwowe, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych; spółka powstała po jego sprywatyzowaniu. W razie braku następcy należy zgłosić się do organu założycielskiego lub nadrzędnego, którym najczęściej jest właściwy wojewoda lub minister.

5.      Jeżeli zlikwidowany zakład pracy był spółdzielnią, likwidator ma obowiązek przekazać jego dokumenty związkowi rewizyjnemu, w którym zakład był zrzeszony. W przypadku braku wspomnianego związku - Krajowej Radzie Spółdzielczej w Warszawie.

6.      W sytuacji, gdy zakład pracy był przedsiębiorstwem prywatnym, informacje o miejscu przechowywania jego dokumentacji można uzyskać we właściwym terytorialnie sądzie rejonowym (w sądowym rejestrze gospodarczym). Jednakże takie dane uzyskamy w przypadku, gdy jednostka przestała istnieć w wyniku ogłoszenia upadłości prawomocnym postanowieniem sądu. Ponieważ likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej ma obowiązek poinformować właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu złożenia dokumentacji. Zgoła inaczej ma się sytuacja, gdy przedsiębiorca prywatny z różnych przyczyn samoistnie kończy działalność gospodarczą. Pozostałą po firmie dokumentację może on odpłatnie przekazać do przechowywania właściwemu Archiwum Państwowemu lub prywatnym firmom zajmującym się przechowalnictwem. W takiej sytuacji informacje o poszukiwanych aktach uzyskać można w Archiwum Państwowym, gdyż prowadzi ono rejestr firm przechowalniczych z danego regionu wraz ze spisami podmiotów, których dokumentację przechowują. Często jednak prywatny przedsiębiorca kończąc działalność przechowuje akta na własną rękę, bądź też nie licząc się z konsekwencjami prawnymi po prostu je porzuca. W takiej sytuacji uzyskanie jakichkolwiek informacji graniczy wręcz z cudem.

Od 1 kwietnia 2003 roku dokumentację osobowo - płacową mogą również przechowywać Archiwa Państwowe. Wszelkie informacje o aktach pracowniczych przechowywanych przez archiwa jak i prywatne, zarejestrowane firmy przechowalnicze uzyskać można korzystając z ogólnopolskiej internetowej bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo - płacowej prowadzonej przez nasze Archiwum (http://ewidencja.archiwa.gov.pl ). Omawiana baza dzięki swej strukturze umożliwia, bez konieczności wychodzenia z domu, wyszukiwanie zlikwidowanych zakładów z terenu całej Polski na kilka sposobów: można sprawdzić wszystkie zakłady przechowywane u danego przechowawcy; można znaleźć konkretną firmę wpisując nazwę, bądź jej część; można odszukać wszystkie zlikwidowane firmy z danego miasta; itp. Przy czym podkreślić należy, iż baza danych nie zawiera wszystkich danych, a jedynie te, które udało się zgromadzić sieci Archiwów Państwowych.

Pomocne adresy:

Archiwum Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; ul. Mickiewicza 3; 15 – 213 Białystok; tel.: (85) 743 95 50;

Archiwum Urzędu Miejskiego w Białymstoku; ul. Zaściańska 84; 15 – 546 Białystok; tel.: (85) 743 39 00;

Delegatura Regionalna Związku Lustracyjnego Spółdzielczości Pracy w Białymstoku; ul. Sienkiewicza 46; 15 – 004 Białystok; tel.: (85) 743 63 89;

Sąd Rejonowy w Białymstoku XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; ul. Łąkowa 3; 15-017 Białystok;

Szersze informacje, wraz z listą zakładów przechowywanych w naszym Archiwum uzyskacie Państwo na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Białymstoku (www.bialystok.ap.gov.pl) – zakładka „dokumentacja pracownicza”, bądź też telefonując bezpośrednio pod numer: (85) 653 77 61.